Så arbetar vi
Att upphandla en tjänst ni inte visste att ni behövde.
Retroaktiv ekonomisk genomlysning är ett återkommande problem vid upphandling: metod, erfarenhet och leveransförmåga är avgörande för resultatet, men upphandlingsdokument som beskriver kraven vagt gör att anbudsgivare kan svara ja på det mesta. Då kan pris bli den faktor som skiljer anbuden åt, vilket inte alltid gynnar beställaren.
Varför kvalitet är svårt att upphandla i den här tjänstekategorin
Det som skapar värde i en retroaktiv analys är inte antalet timmar eller en generell kompetensbeskrivning, utan förmågan att självständigt genomföra en komplex analyskedja som leder till ett mätbart resultat. När kravställningen är generell och utvärderingen huvudsakligen prisbaserad uppstår en snedvridning: leverantörer med låg faktisk kapacitet premieras, medan beställaren tar en dold risk i form av hög intern arbetsinsats och utebliven effekt.
Gör expertis mätbar
Det räcker inte att en leverantör anger "hög kompetens" eller att teamet innehåller "specialister". Begär istället:
- Antal genomförda uppdrag av jämförbar art under en definierad tidsperiod
- Uppdragens omfattning och komplexitet
- Vilka roller som faktiskt utförde analysarbetet
- Vilket mätbart resultat som uppnåddes, till exempel återfört kapital
- I vilken utsträckning leverantören genomförde arbetet utan belastning på beställaren
Referenser som kvalitetsindikator, inte formalia
Referenser bör inte bedömas utifrån om de finns, utan utifrån vad de visar. För att särskilja kvalitet från kvantitet, säkra att referenserna:
- Avser uppdrag av jämförbar art och omfattning
- Är genomförda inom de senaste tre åren
- Redovisar faktiskt återfört kapital eller annan verifierbar effekt
- Beskriver hur stor tidsinsats som krävdes från beställarens sida
- Innehåller en bedömning av leveransens kvalitet och självständighet
Direktupphandla ekonomisk genomlysning: när det räcker och vad underlaget bör innehålla
Direktupphandling är ett enklare sätt att köpa in. Det får användas när värdet av hela upphandlingen understiger direktupphandlingsgränsen. Gränsen enligt LOU är 700 000 kronor exklusive moms från 1 januari 2026, enligt Upphandlingsmyndigheten (kontrollerat 4 november 2026). Gränsen kan ändras. Kontrollera aktuellt belopp innan ni bestämmer er.
En kort förfrågan räcker ofta långt. Den bör ta upp:
- Vad som ska granskas, till exempel moms, leverantörsreskontra eller avtal
- Hur många år bakåt granskningen ska gå
- Att ersättningsmodellen ska redovisas skriftligt innan arbetet börjar
- Metod, referenser från jämförbara uppdrag och hur mycket tid ni behöver lägga
- Vem som tar ut data, och hur uppgifterna hanteras och raderas efteråt
- Sista dag för svar
Generatorn har ett kortläge för det här. Välj Kort förfrågan (direktupphandling) i upphandlingsgeneratorn, så får ni ett kort mejl att utgå från.
Så räknas värdet, och när det inte räcker
- Värdet är det totala belopp ni uppskattar att betala under hela avtalstiden. Optioner och förlängningar räknas med. Det är inget årligt värde.
- Vid ersättning som en andel av återfört belopp är utfallet inte känt i förväg. Värdet behöver då uppskattas. Hör med er upphandlingsjurist hur ni ska resonera.
- En upphandling får inte delas upp för att komma under gränsen. Att köpa samma granskning år för år kan räknas som en sådan uppdelning.
- En direktupphandling ska dokumenteras när värdet är minst 100 000 kronor, enligt Upphandlingsmyndigheten.
- Många kommuner och regioner har egna riktlinjer för direktupphandling, till exempel hur många leverantörer som ska tillfrågas. Kontrollera era egna riktlinjer.
- Ligger värdet över gränsen gäller andra förfaranden. Se avsnittet Val av förfarande nedan.
Beställarens tidsinsats som kravparameter
En ofta förbisedd faktor är hur mycket arbete som i praktiken flyttas över på beställaren. Låg ersättning kombineras ofta med höga krav på intern medverkan, vilket ger både högre totalkostnad och sämre kvalitet. Begär att leverantören redovisar hur många timmar som krävs från beställarens sida, vilka arbetsmoment som ingår, och hur metodiken minimerar den interna arbetsbelastningen. Ett etablerat sätt att göra detta mätbart är att ange att vite utgår om den faktiska tidsinsatsen överstiger vad anbudsgivaren har angett.
Dataåtkomst och ansvar
En upphandling bör inte lämna oklart vem som ansvarar för datauttag. Att leverantören själv tar ut, strukturerar och kvalitetssäkrar data minskar risken för fel, sparar tid och säkerställer att hela analyskedjan granskas sammanhängande. Om anbudsgivaren istället förutsätter att beställaren utför delar av arbetet bör det tydligt framgå i anbudet, och det bör påverka utvärderingen negativt eftersom det ökar både kostnader och risker för beställaren.
Fast provision som verktyg för att flytta konkurrensen till kvalitet
För den här typen av tjänst är det ofta både effektivt och rättssäkert att beställaren fastställer ersättningsnivån i förväg, till exempel genom en fast provisionssats. Marknaden har visat att nivåer i häradet en fjärdedel av återfört belopp är etablerade och accepterade. När priset neutraliseras undviks priskrig, incitamentet att lova mer än man kan leverera försvinner, och konkurrensen flyttas till metodik, erfarenhet och leveransförmåga.
Val av förfarande
Eftersom kvaliteten i hög grad avgörs av metodik, erfarenhet och faktiska arbetsprocesser, lämpar sig upphandling av retroaktiva analyser väl för förfaranden där dialog och anbudsutveckling är tillåtna. Över tröskelvärdet kan myndigheten med fördel använda förhandlat förfarande eller konkurrenspräglad dialog. Under tröskelvärdet finns samma möjlighet genom att låta förhandling ingå som en integrerad del av processen. Sådana förfaranden ger upphandlaren bättre verktyg att identifiera leverantörer som verkligen har kapacitet och självständighet att leverera ett resultat med verklig effekt.
Beloppsgränser och tröskelvärden fastställs av regeringen och EU och ändras över tid. Uppgifterna på den här sidan var korrekta senast kontrollerade 4 november 2026. Verifiera alltid aktuella belopp hos Upphandlingsmyndigheten innan beslut fattas.
Dataskydd som urvalskriterium
Uppdragen omfattar i regel detaljerade uppgifter om leverantörsrelationer, betalningsflöden, avtal och interna rutiner, information som ofta är affärskritisk och kan omfattas av sekretess. Beställaren bör kräva att leverantören har ett dokumenterat arbetssätt för informationssäkerhet: att all behandling och lagring sker inom EU under tillämplig EU-rätt, att leverantören inte omfattas av lagstiftning som kan tvinga fram utlämnande till tredjelands myndigheter, samt tydlighet kring hur åtkomst styrs och hur material raderas eller återlämnas efter avslutat uppdrag.
Vanliga frågor
Vad är skillnaden mellan förhandlat förfarande och öppet förfarande för den här typen av tjänst?
I ett öppet förfarande kan anbud inte utvecklas i dialog, vilket gör det svårt att skilja leverantörer med verklig kapacitet från de som bara beskriver sig generellt. Förhandlat förfarande och konkurrenspräglad dialog tillåter frågor om arbetssätt, datahantering och tidsåtgång under processens gång, vilket passar tjänster där metodik och erfarenhet avgör resultatet mer än en fast specifikation gör.
Kan en retroaktiv ekonomisk genomlysning direktupphandlas?
Om kontraktsvärdet understiger direktupphandlingsgränsen kan upphandlingen genomföras som en direktupphandling. Beloppsgränser ändras över tid, så kontrollera alltid aktuellt gränsvärde hos Upphandlingsmyndigheten innan beslut fattas.
Innehållet på den här sidan är allmän vägledning, inte juridisk rådgivning. Senast uppdaterad: 4 november 2026.