Artikelanalys: lägre kostnader och bättre leverantörsrelationer

Pris- och avtalsvillkor har stor betydelse för hur ett företag eller en organisation sköter sina affärer. I vissa sektorer kan de vara skillnaden mellan att hålla kostnaderna nere och att dra över budget. En regelbunden artikelanalys av villkoren ger full insyn, ökar effektiviteten och förbättrar relationerna med leverantörerna. Nedan går vi igenom vad det innebär och vad det ger.

Vad artikelanalysen ger

Lägre kostnader. När vi noggrant jämför olika avtal och priser kan vi se vilka alternativ som är mest kostnadseffektiva. Det gör det möjligt att förlänga eller förnya de avtalen i stället för att ingå nya, som kanske blir dyrare.

Bättre avtal. En detaljerad granskning av avtalsvillkoren visar brister och problem som vi kan föreslå förbättringar för. Det kan ge avtal med rimligare leveranstider, bättre service och garantier och mer fördelaktiga priser.

Mer transparens. Artikelanalysen gör avtal och priser mer genomskinliga. Det blir lättare för allmänheten och politiker att förstå och kontrollera dem.

Högre effektivitet. Analysen kan visa var verksamheten kan arbeta effektivare. Det kan till exempel handla om att samla avtal och priser i en gemensam databas eller att automatisera uppföljningen av avtalen.

Bättre leverantörsrelationer. När vi granskar avtal och priser ser vi också eventuella problem i relationen med leverantörerna, och kan arbeta för att förbättra den.

Riskerna utan regelbunden analys

Oavsett om du arbetar i offentlig eller privat sektor finns det risker med att inte göra en regelbunden artikelanalys. Det kan leda till överbetalning, ofördelaktiga avtal, bristande insyn, ineffektivitet och sämre relationer med leverantörerna. Artikelanalysen är det verktyg som förebygger de problemen.

Hur ofta bör analysen göras?

Det beror på hur ofta avtal och priser ändras och hur viktigt det är för verksamheten att ha aktuell information om dem. Analysen kan göras regelbundet, till exempel varje år eller varje kvartal, eller oftare när omständigheterna kräver det. Oavsett intervall behöver det finnas en tydlig strategi.

Så arbetar vi på Refero

Under analysen letar vi efter trender, avvikelser från mönster och möjliga problemområden. Vi lägger stor vikt vid att informationen används för att diskutera och lösa problemen. "Är det säljaren som gjort ett misstag, är det systemet som krånglar eller vad är anledningen? Har paketeringen gått från g till kg, flaska till paket?" är exempel på frågor vi ställer oss tillsammans med kunden, för att lära oss och förbättra kundens processer.

Vi kategoriserar också inköpen med hjälp av SNI-koder. Då kan vi samla inköp hos en leverantör eller fördela dem mellan flera, vilket ökar effektiviteten ytterligare och underlättar affärsrelationerna.

Med en regelbunden artikelanalys får ni ut mest möjliga värde och effektivitet ur varje avtal.

Är det dags att göra en artikelanalys? Ta en första dialog.