Avtalat pris är inte alltid fakturerat pris.

Ett avtal sätter villkoren: pris per artikel, rabattnivåer, indexering, giltighetstid. En faktura är en separat handling, upprättad av leverantören, som ska spegla de villkoren. I praktiken sköts detta i två system som sällan pratar direkt med varandra, avtalshanteringen och faktureringen, och mellan dem uppstår glapp.

Hur uppstår prisavvikelser?

Några återkommande mönster:

• Prisförändringar som inte trätt i kraft. En leverantör höjer priset från ett visst datum enligt avtal men fakturerar det nya priset för tidigt, eller fortsätter fakturera det gamla priset efter en avtalad sänkning utan att någon fångar upp det.
• Fel prislista vid flera avtal. Organisationer med flera samtidiga avtal med samma leverantör riskerar att fel prislista tillämpas på fel beställning.
• Rabatter som faller bort. En volymrabatt som avtalats centralt tillämpas inte konsekvent på varje enskild faktura, särskilt vid decentraliserad inköp.
• Indexklausuler som räknas fel. Årliga indexuppräkningar baseras ibland på fel period eller fel index än det som faktiskt avtalats.

Var för sig är beloppen ofta små. Över tusentals fakturor och flera år blir de betydande.

Hur upptäcks det?

Att upptäcka detta manuellt kräver att någon systematiskt jämför varje faktura mot rätt avtalsvillkor vid rätt tidpunkt, ett arbete som sällan ryms i den löpande ekonomihanteringen. Refero analyserar historiska fakturaflöden mot avtalsdata på artikel- och prisnivå för att identifiera var fakturerat pris avviker från avtalat pris, och verifierar varje identifierad avvikelse mot underliggande avtalsdokumentation innan den rapporteras.

Läs mer om pris- och avtalsefterlevnad som tjänst.