Avtalsefterlevnad i praktiken: vad en uppföljning av ett tjänsteavtal visade

En avtalsefterlevnadsanalys jämför det som faktiskt levereras och faktureras med det som står i avtal, prisbilagor och upphandlingsunderlag. När vi gjorde en sådan analys av ett tjänsteavtal åt en kommun höll leverantören i stort sett avtalets krav på kvalitet, miljö och personal. Bristerna låg i faktureringen: fel adresser, fel priser och, framför allt, fakturor som inte gick att koppla till en beställning.

Hur analysen gick till

Vi utgick från det signerade avtalet, förfrågningsunderlaget, prisbilagan, en bruttoprislista för övriga tjänster och en kompletterande prislista som gällde från ett visst datum under året. Mot det ställde vi fakturarader och orderrader från kommunens ekonomisystem, kopplade till just det här avtalet.

Vi gick igenom samtliga order under perioden, ett åttiotal. En var makulerad. För varje övrig order kontrollerade vi tre saker:

• att den fakturerade adressen fanns med i prisbilagan
• att det fakturerade priset stämde med avtalat pris för den adressen
• att fakturan hade det ordernummer som avtalet kräver

Vi följde också upp de krav som inte syns på en faktura. Leverantören lämnade in kvalitets- och miljöpolicy, certifikat för kvalitets- och miljöledning, en kemikalieförteckning med produkt- och säkerhetsdatablad, yrkesbevis, kompetensunderlag, intyg om kollektivavtal och underlag om fordon.

Vad analysen visade

Den största avvikelsen gällde spårbarheten. Ungefär tre av fyra fakturor saknade ordernummer, trots att avtalet kräver det. Kommunen kunde i flera fall ändå hitta rätt beställning, vilket visar att beställningsrutinerna finns. De behöver bara tillämpas konsekvent.

Ungefär var femte faktura avsåg en adress som inte fanns i prisbilagan. Därmed saknades avtalsmässigt stöd för att fakturera just den adressen. Drygt var tionde faktura hade ett pris som avvek från det avtalade.

Vid granskningen hittade vi också några enskilda avvikelser:

• Ett felaktigt helgdagstillägg hade fakturerats.
• Flera fakturor angav bara kvantitet 1 och ett totalbelopp. Prisbilagan bygger på timpris, så priset gick inte att kontrollera.
• En tjänst som inte fanns i prisbilagan hade fakturerats. Därmed fanns inget avtalat pris att jämföra med.
• En större faktura saknade uppgift om antal timmar. Räknat på avtalat timpris motsvarade beloppet ett stort antal timmar. Trots upprepade förfrågningar kom inget kompletterande underlag in.

Vår samlade bedömning var att leverantören i grunden tillämpade avtalade prisnivåer och uppfyllde kraven på kvalitet, miljö, personal och fordon. Prisavvikelserna och de tillkommande adresserna hängde främst ihop med brister i dokumentation och spårbarhet, inte med systematiskt felaktig prissättning.

Vad kommunen kunde göra med resultatet

Rapporten blev ett underlag för dialog med leverantören. Det konkreta som återstod att göra var:

• Begära återbetalning av helgdagstillägget.
• Följa upp fakturan utan timuppgift särskilt, eftersom posten bedömdes som väsentlig.
• Tydliggöra hur tillkommande adresser ska hanteras och godkännas innan de faktureras, så att priset går att jämföra med avtalet.
• Se till att ordernummer finns på varje faktura, så att fakturan går att koppla till beställningen i ekonomisystemet.

Bristerna påverkade inte leveransens kvalitet eller avtalets giltighet. De bör ändå åtgärdas. Ordernummer på varje faktura, godkända adresser före fakturering och timuppgift på varje faktura gör att kommunen kan kontrollera pris och beställning mot avtalet. Det går att göra genom dialog med leverantören och justerade rutiner.

Läs mer om pris- och avtalsefterlevnad som tjänst.

Vill du veta mer? Ta en första dialog.