Vad innebär det att revidera interna och externa processer?

Att revidera interna och externa processer innebär att gå igenom, granska och kontrollera hur ekonomiska arbetsflöden faktiskt fungerar i praktiken, både inom organisationen och i kontakten med externa parter. Syftet är att avgöra om processerna följs som avsett, och om de i sig är utformade på ett sätt som förebygger fel.

Interna processer

Interna processer är sådana en organisation helt själv styr och kan förändra: attestordning, kontering, betalningsrutiner, behörighetsstyrning och den interna kontrollstrukturen. En granskning av interna processer undersöker om dessa rutiner faktiskt följs, och om de är utformade så att fel upptäcks innan de blir kostsamma. Vanliga fynd är manuella moment med hög felrisk, otydlig ansvarsfördelning, eller kontrollpunkter som saknas helt i den löpande hanteringen.

Externa processer

Externa processer involverar en motpart, till exempel en leverantör, en kund eller en myndighet. Hit hör avtalshantering, fakturaflöden, momshantering gentemot Skatteverket, och kommunal momsersättning gentemot staten. En granskning av externa processer kan sällan ändra motpartens agerande, men kan avgöra om organisationens egen hantering av dessa flöden är korrekt: stämmer det som faktureras med det som avtalats, hanteras moms enligt gällande regelverk, och upptäcks avvikelser i tid.

Varför skillnaden spelar roll

Ett fel i en intern process, till exempel en attest som slarvas igenom, är något organisationen kan åtgärda direkt genom en förändrad rutin. Ett fel i en extern process, till exempel att en leverantör fakturerar fel pris, kräver istället att avvikelsen upptäcks, dokumenteras och därefter hanteras gentemot motparten. Att skilja på de två är en förutsättning för att veta vilken typ av åtgärd som faktiskt löser problemet: en ny intern rutin, eller en dialog med en extern part grundad i dokumenterade avvikelser.

Hur Refero arbetar med detta

Rapportering, åtgärdsförslag, kontrollplan och kunskapsöverföring avser specifikt den interna sidan, och är en del av vad Refero levererar efter varje uppdrag snarare än en egen tjänst. Referos fem tjänster, moms- och transaktionsanalys, pris- och avtalsefterlevnad, energianalys, fastighetsanalys och skräddarsydd analys, avser i huvudsak externa processer, där avvikelser identifieras och verifieras mot underliggande dokumentation innan de rapporteras.

Läs mer om vad ni får efter ett uppdrag eller om ekonomisk genomlysning i sin helhet.