Det är lönsamt att ha kontroll på avtal och inköp

Själva idén med ett avtal är att det ska hållas. Marie Wasserman, avtalscontroller på Refero, beskriver att verkligheten tyvärr inte alltid ser ut så.

Ett avtal är inget skydd i sig

Det är lätt att luta sig tillbaka i tron att man är skyddad mot oväntade avvikelser bara för att verksamheten har avtal med sina leverantörer.

Det går aldrig att fullt ut gardera sig mot misstag och missförstånd i en leverantörsrelation. Men det går att minimera risken väsentligt genom att kontinuerligt följa upp.

Analysera ända ner på artikelnivå

Till att börja med är det viktigt att veta hur leverantörerna mår. Ofta kan tillståndet se bra ut vid en översiktlig kontroll. Men om analysen går på djupet, dvs. ner på artikelnivå, kan bilden bli annorlunda. Det är först då vi kan se hur efterlevnaden fungerar i befintliga avtal.

Enligt Marie Wasserman kan en analys på djupet exempelvis visa att leverantören har flera prisnivåer per artikel. Det är inte helt ovanligt att priset på en och samma artikel varierar månad för månad trots avtalat pris.

Vanliga avvikelser

En annan vanlig källa till avvikelser är att det efter en central upphandling ofta är flera olika beställare som sedan gör inköpen. Det händer ibland att avtalade rabatter plötsligt "ramlar" bort, eller att fraktpriserna skiljer sig mycket mellan likartade leveranser. Sådant syns inte alltid tydligt för den som attesterar fakturorna. Orsaken är ofta ett för stort internt avstånd mellan det gällande avtalet å ena sidan och de vardagliga rutinerna å den andra, med kontering, attest och redovisning som i större verksamheter ofta sker på flera händer.

Generellt görs analyser av detta slag alldeles för sällan, i såväl svenska företag som regioner och kommuner.

Tre råd för att hålla kontroll på inköpen

1. Se till att veta hur leverantörerna mår.
2. Att ha kontroll på efterlevnad är lönsamt.
3. Ju fler instanser det finns i en verksamhet, desto större blir risken för felaktigheter och avvikelser.

Vill ni ha ett kvitto på ert arbete, göra en avtalskontroll eller få underlag för att utvecklas vidare? Ta en första dialog.