I Hällefors kommun välkomnade samtliga politiska partier de pengar staten betalade tillbaka

När Refero revision kontaktade Jessica Jansson, ekonomichef i Hällefors kommun, visade det sig att kommunen redan hade försökt återvinna medel från stängda räkenskaper med en annan leverantör. Utfallet blev dock magert.

”Eftersom Refero kunde presentera ett annorlunda arbetssätt och inte tar något betalt i det fall de inte kan återvinna något resonerade jag att vi inte tog någon risk”, berättar Jessica Jansson. ”Därför ställde vi upp. Och det ångrar vi inte.”

Drygt 1,8 miljoner kronor tillbaka

Referos analys omfattade åren 2016 till 2018. Under den perioden tog kommunen bland annat emot drygt 100 ensamkommande flyktingbarn.

”Vid den tiden upplevde vi att direktiven från statliga myndigheter gällande exempelvis momsregler och nya typer av bidrag för delar av individ- och familjeomsorg både var diffusa och svårtolkade”, förklarar Jessica Jansson.

”Jag var därför intresserad av att vi på ekonomiavdelningen skulle få klarhet i regelverket och eventuellt kunna återfå delar av tidigare gjorda utbetalningar. Det tog inte lång tid innan vi förstod att vi tillsammans med Refero var på rätt spår. Analysen resulterade i att vi kunde återföra drygt 1 800 000 kronor.”

”De pengar staten betalade tillbaka till Hällefors kommun välkomnades av samtliga politiska partier i kommunfullmäktige, vilket också var ett viktigt kvitto på att vi gjorde rätt.”

Mer än pengarna

”Vid sidan av pengarna uppstod även andra fördelar vilka var av nytta för ekonomiavdelningen, såväl omedelbart som för framtiden. Vi fick ett omfattande test av vårt arbetssätt, system, rutiner och processer. På det fick vi förslag till förändringar och förbättringar samt vilka utbildningsinsatser som skulle göra bäst nytta”, säger Jessica Jansson.

”Jag överdriver inte att det var imponerande att ta del av hur effektivt Refero kunde ta fram och presentera de avvikelser som ändå fanns. Det visar bara hur viktigt det är att arbeta med specialister som också till viss del får oss ekonomer att tänka lite annorlunda.”

Lars Fyhr, grundare och affärsutvecklingsansvarig på Refero, förklarar: ”Bäst förklarat är att det inte bara är våra algoritmer som går igenom den data vi undersöker. Algoritmer i all ära. De visar var avvikelserna finns, men förklarar inte varför. För att få ett komplett resultat krävs ett omfattande manuellt arbete av skickliga analytiker. Det tar visserligen tid, men det finns inga genvägar.”

Samarbetet fick också en annan effekt. Ekonomiavdelningen fick en knuff framåt och lade i ytterligare några växlar i arbetet med att utveckla mer kostnadseffektiva arbetssätt, bland annat genom att införa digital hantering av samtliga inkommande fakturor och utbetalningar.

Kommunen har därefter påbörjat en ny analys tillsammans med Refero, som omfattar åren 2019 och 2020.

”Eftersom ny personal kommit till ekonomiavdelningen efter den tidigare analysen vet jag att samarbetet med Refero kommer innebära en nyttig utbildning för flera medarbetare”, säger Jessica Jansson. ”Det blir ett lärande som kommer vara till stor nytta framöver.”

Hällefors kommun har drygt 7 000 invånare och ligger i nordvästra Västmanland, i hjärtat av Bergslagen. Kommunen tillhör Örebro län och gränsar till Värmland och Dalarna. Ytan är 990 kvadratkilometer, och de flesta invånarna bor i de två tätorterna Hällefors och Grythyttan.

Vill du veta mer? Ta en första dialog.