Inom Mönsterås kommun fanns en uttalad vilja att testa invanda arbetssätt

Ekonomiavdelningen i kommunhuset i Mönsterås i östra Småland hade fullt upp i början av verksamhetsåret 2018, som alltid under årets första månader. Bokslutet för föregående år var reviderat och klart i mitten av mars. Nu väntade något nytt för många av kommunens ekonomer: Refero revision skulle när som helst börja gå igenom de tre senaste årens räkenskaper.

”Spänningen var där, men det fanns ingen dramatik”, berättar Victoria Schön Månsson, som vid den tiden var ekonomichef i kommunen. ”Samarbetet med Refero handlade inte om en revision i någon egentlig mening. Här var uppgiften att genomföra en analys för att fingranska kommunens utbetalningar samt att studera hur vi hade hanterat momsfrågorna under perioden 2015 till 2017.”

Verktygen och analytikerna

Lars Fyhr är grundare och affärsutvecklingsansvarig på Refero. Han var med och grundade företaget 2005, och det utvecklades snabbt till det ledande företaget på en mycket nischad marknad.

”Svenska företag, regioner och kommuner genomför miljontals transaktioner varje månad. Även om 99,9 procent sker problemfritt finns där en liten felmarginal, som tyvärr kan leda till en förlust av stora summor”, berättar han. ”Revisionsarbetet inom Refero bygger på att vi sätter de absolut bästa digitala verktygen i händerna på de mest kunniga, erfarna och nyfikna analytikerna.”

”Men det är långt ifrån bara pengarna vi är ute efter att återföra till uppdragsgivare, en annan sida av myntet är att kunna föreslå förbättringsåtgärder. Genom analysen av verksamheten och dess kapitalflöden upptäcker och definierar vi även risker i arbetssätt och processer, vilka vi gemensamt kan åtgärda.”

Ett sätt att pröva invanda arbetssätt

Victoria Schön Månsson kom i kontakt med Refero första gången på KOMMEK i Malmö. Lars Fyhr var på plats och berättade om Referos tjänster.

”Jag hade några tämligen nyanställda ekonomer på min avdelning och allt som oftast blev det givande interna diskussioner om varför vissa arbetsmoment gjordes på ena eller andra sättet”, berättar Victoria. ”Väl tillbaka i Mönsterås läste jag på ytterligare om Referos sätt att arbeta. Eftersom det fanns en uttalad vilja på avdelningen att testa våra invanda arbetssätt tyckte jag att som alternativ till en utbildningsdag för samtliga medarbetare låta Refero genomföra en analys, för att bland annat analysera samtliga våra utbetalningar.”

Så gick analysen till

När bokslutet för 2017 var klart och reviderat kunde Peter Larsson, en av Referos analytiker, börja arbeta. Data för de stängda boksluten laddades ned från kommunens affärssystem och bearbetades av Referos dataavdelning i Stockholm. Refero körde sina egenutvecklade algoritmer över tre års kapitalflöden, och varenda post i leverantörsreskontran passerade genom dem. Därefter sammanställdes resultatet så att Peter Larsson kunde gå igenom och analysera varje avvikelse för hand.

Sista steget i uppdraget var att Refero själva såg till att pengarna kom tillbaka dit de hörde hemma, till Mönsterås kommun.

”För Mönsterås del landade summan på cirka 2 300 000 kronor”, avslutar Peter Larsson.

Mönsterås kommun har närmare 13 500 invånare och är en kustkommun med skärgård. Här finns sex tätorter: Mönsterås, Blomstermåla, Ålem, Timmernabben, Fliseryd och Oknö. Vattendragen Alsterån och Emån rinner genom kommunen och ger särskilt goda naturmiljöer.

Vill du veta mer? Ta en första dialog.