För Mörbylånga kommun stod momsfrågor i första rummet

Ekonomicheferna i ett antal kommuner i östra Småland har ett nätverk där de träffas med jämna mellanrum och utbyter erfarenheter och idéer.

”Det var så vi fick tips om att kontakta Refero så jag ringde och bokade ett möte”, berättar Anette Flink, dåvarande redovisningsekonom i Mörbylånga kommun. ”Några månader senare var vi i full gång med arbetet.”

Ett år av samarbete

Samarbetet blev början på ett fördjupat lärande. Anette Flink var en erfaren redovisningsekonom och passade som klippt och skuren för rollen som intern projektledare. Analytiker hos Refero var Jenny Ripäng. Arbetet startade i mars 2019, när Refero hämtade all nödvändig data från kommunen, och avslutades med en avrapportering ett år senare, i mars 2020.

”Överföringen av data avsåg i huvudsak reskontra i kommunens ekonomisystem”, förklarar Jenny Ripäng. ”I analysarbetet använder vi oss också av existerande avtal och all annan information som kan ge vägledning om medel som kan återföras till kommunen.”

Momsen engagerade fler än ekonomerna

I Mörbylånga var det framför allt momsfrågorna som stod i första rummet.

”Självklart var ju alla typer av avvikelser av intresse, men just momsen var en angelägenhet inte bara för oss på ekonomiavdelningen”, berättar Anette Flink.

Hon fortsätter: ”För att effektivisera arbetet ville vi få alla som har ett ansvar i momsfrågor att vara med i arbetet. Som ekonomer sitter vi ju sist i kön och för att eliminera eventuella felaktigheter involverade vi även administratörerna, som konterar inkommande fakturor och i nästa steg följde samtliga chefer, som attesterar.”

”Vårt arbete fungerar i mångt och mycket som en kompetensöverföring”, förklarar Jenny Ripäng. ”Våra kunder är professionella och duktiga i sitt arbete, men regelverken inom redovisning ändras ständigt. Till skillnad från medarbetarna på en ekonomiavdelning, som har många olika arbetsuppgifter, kan vi på Refero fokusera på en enda sak: att hitta avvikelser.”

Vad som förändrades

”En tydlig förändring på ekonomiavdelningen var att samtalen mellan medarbetarna blev både fler och tydligare”, berättar Anette Flink. ”Det var en naturlig följd av att vårt arbetssätt successivt förändrades, allt efter att rutiner och processer skärskådades. En annan förbättring var att ekonomiavdelningen i mycket större omfattning än tidigare inledde dialoger med leverantörer. Det gällde framför allt hur fakturorna som ställdes till kommunen var utformade.”

”I de fall vi hittade felaktigheter eller kunde reda ut ett problem innan fakturan kom in i vårt system ledde det till stora fördelar för båda parter. Nu har vi kommit mycket närmare våra leverantörer och att såväl vi som de gör rätt från första början har sparat både tid och pengar”, säger hon.

Vid avrapporteringen kunde Refero redovisa att knappt 2 900 000 kronor hade återförts till Mörbylånga kommun.

”Pengarna är förstås mycket viktiga”, säger Anette Flink. ”Men den lärande process vi genomgick under det år vi samarbetade är också lönsam för kommunen. Och hela projektet kunde genomföras på distans, vilket visade sig vara effektivt. Faktum är att vi två som var projektledare aldrig träffades personligen, i stället kommunicerade vi via mejl och telefon.”

Framöver väntar ett kvitto på vad det delvis förändrade arbetssättet på ekonomiavdelningen har gett för resultat. Kommunen planerade ett nytt samarbete med Refero, den här gången för två år, 2019 och 2020.

Mörbylånga kommun på södra Öland är en tillväxtkommun med lite drygt 15 000 invånare. Här finns den lilla kommunens fördelar och samtidigt kort avstånd till stadslivet i Kalmar. Havet, naturen och kulturen finns nära, och inom kommunen ligger världsarvet Södra Ölands odlingslandskap.

Vill du veta mer? Ta en första dialog.