Mathias Sylvan: så upphandlar kommunen en analys av stängda räkenskaper

Att låta professionella analytiker söka efter avvikelser i stängda räkenskaper är numera lika vanligt i kommuner och regioner som i stora privata företag. Men det finns många saker att tänka på innan man väljer leverantör och påbörjar analysen, säger Mathias Sylvan, jurist och expert på upphandlingar. Viktigast av allt är att först och främst kvalitetssäkra upphandlingen.

Att han talar sig varm för kvalitetssäkrade upphandlingar är inte konstigt. Mathias Sylvan är både upphandlingsjurist i Lidingö stad och konsult i en egen rörelse.

Min uppfattning är att en upphandling bör vara annonserad och konkurrensutsatt enligt lagen om offentlig upphandling (LOU), säger han.

Med det i ryggen ska inte en kommun tveka för att testa. Det finns egentligen ingenting att förlora. Gör analytikerna ett bra arbete tillförs ju kommunen både pengar och ny värdefull kompetens. Och legio i branschen är att analysföretagens ersättning består av en procentandel av de medel man lyckas återföra till kommunen. Hittar man inget, får man heller inget betalt.

Som vid alla större upphandlingar finns det ett antal punkter att bocka av innan upphandlingsunderlaget är klart.

Mathias Sylvans råd till kommuner som funderar, eller har funderat, på att söka efter avvikelser i sina stängda räkenskaper

• Ta flera referenser. Svenska kommuner lever i stort i samma verklighet. Hör med flera som genomfört en analys om hur projektet utvecklades.
• Hur ser analysföretagens arbetsmetoder ut? Vilka parametrar ska utvärderas? Hur arbetar man för att hitta avvikelserna?
• Vem eller vilka analytiker kommer att ansvara för uppdraget? Se till att få en presentation av deras bakgrund, kompetens och erfarenhet samt exempel på tidigare uppdragsgivare där de haft huvudansvaret för slutresultatet.
• Hur kontrollerar analysföretaget den data som indikerar för avvikelser? Tar analytikerna stickprov eller görs en komplett manuell genomgång av samtliga avvikelser?
• Vilka mervärden kan analysföretaget erbjuda? Kompetensöverföring? Test av system, processer och rutiner? Övrigt?
• Vilken inverkan kommer analytikernas arbete ha på det vardagliga arbetet på ekonomiavdelningen?
• Hur ser provisionen från analysföretagen ut? Det finns en relation mellan tid och resultat. Ju längre och noggrannare man letar, desto mer hittar man. Det kan bli till fördel för båda parter.
• Var vaksam om offerten för det framtida arbetet är uppseendeväckande låg. Stäm av att anbudet omfattar samtliga kriterier som specificerades i upphandlingsunderlaget. Finns det tillägg och klausuler som kan innebära att ersättningen höjs?

Vill du veta mer? Ta en första dialog.