Tre års leverantörsutbetalningar i en svensk kommun: hög kvalitet och drygt 800 avvikelser

Vi har analyserat samtliga leverantörsutbetalningar i en svensk kommun för fakturaåren 2023 till 2025. Kvaliteten var hög: mer än 99,8 procent av transaktionerna och 99,9 procent av det inköpta värdet var utan anmärkning. De drygt 800 avvikelser vi hittade gällde nästan helt ersättning för moms, främst i lokalhyror och i köpt verksamhet från privata utförare.

Uppdraget

Uppdraget var en analys av kommunens retroaktiva leverantörsutbetalningar. Syftet var att se om system, rutiner och redovisning uppfyller verksamhetens krav. Vi tog med alla transaktioner med fakturadatum från januari 2023 till och med december 2025, totalt ett mycket stort antal transaktioner.

Analysen omfattade flera områden: 18 procents schablonersättning för moms i lokalhyror, 5 och 18 procents kompensation, 6 procents kompensation för köpt verksamhet, kommunmoms, moms i övrigt, dubbel- och felbetalningar, överbetalningar, bluffakturor, avtal, bidrag, intressekonflikter, oreglerade poster, ränta, avgifter och valuta samt skatt.

Utöver avvikelserna tittade vi på leverantörsregistret, hur inköpsvärdet fördelar sig på leverantörer, fakturornas storlek och betaltider.

Så arbetade vi

Vi gick igenom varje transaktion i perioden och prövade den mot analysområdena. Varje avvikelse registrerades med kategori, fakturadatum, leverantör och belopp. Det gör att resultatet kan brytas ned per år, per månad, per kategori och per leverantör.

Leverantörsregistret jämförde vi med transaktionerna för att se vilka leverantörsnummer som faktiskt används. Registret jämfördes också med en varningslista över kända oseriösa företag, på bankgiro, gatuadress, postadress och organisationsnummer.

Resultatet lämnades som en interaktiv rapport där kommunen själv kan filtrera på period och kategori och gå ned till enskilda fakturor.

Vad vi hittade

Vi hittade drygt 800 avvikelser till ett sammanlagt värde av några miljoner kronor. Fördelningen ser ut så här:

• 18 procents schablon för lokalhyror stod för knappt 60 procent av avvikelserna och drygt 60 procent av beloppet. Avvikelserna var koncentrerade. En enskild leverantör stod för ungefär hälften av avvikelserna och för över 90 procent av beloppet i kategorin.
• 6 procents kompensation för köpt verksamhet stod för ungefär 40 procent av avvikelserna och ungefär 35 procent av beloppet. Här var bilden den motsatta. Avvikelserna var spridda på många utförare inom olika typer av köpt verksamhet. Ingen enskild utförare stod för mer än ungefär en åttondel av beloppet.
• Kommunmoms gav 14 avvikelser, knappt 2 procent av beloppet. De gällde spridda inköp av tjänster och varor, flera av dem på några tusen kronor.
• Dubbel- eller felbetalning gav en enda avvikelse, på omkring 30 000 kronor.

I övriga analysområden, bland annat bluffakturor, överbetalningar, avtal, bidrag och intressekonflikter, redovisar rapporten inga avvikelser.

Fördelat på år låg nästan 60 procent av beloppet i 2024. 2023 stod för ungefär 15 procent och 2025 för knappt 30 procent.

Leverantörsregistret visade ett annat mönster. Omkring 70 procent av leverantörsnumren i registret användes inte under perioden. Av de leverantörer som användes var drygt 40 procent engångsleverantörer, knappt 30 procent användes två till fem gånger och knappt 30 procent användes ofta. Knappt 50 leverantörsnummer i transaktionerna gick inte att matcha mot registret. Tre leverantörer i registret matchade varningslistan på organisationsnummer. Inga betalningar till dem gjordes under perioden.

Inköpen var koncentrerade. Färre än 20 leverantörer stod för hälften av fakturavärdet, och omkring 120 leverantörer för fyra femtedelar.

Över 80 procent av fakturorna var på under 4 000 kronor. Drygt 1 procent var på 100 000 kronor eller mer. Knappt 1 procent var kreditfakturor och omkring 9 procent saknade moms.

Betaltiderna var jämna. Ungefär två tredjedelar av transaktionerna betalades 21 till 30 dagar efter fakturadatum, och nästan alla inom 40 dagar. Omkring 2 500 transaktioner hade längre betaltid än så, och ett tiotal betalades mer än ett halvår efter fakturadatum.

Vad kommunen fick med sig

Kommunen fick en lista över varje avvikelse med leverantör, datum och belopp. Det är underlaget för att gå vidare med varje post.

Resultatet pekar också på var kontrollerna kan skärpas. Lokalhyrorna rör ett fåtal leverantörer, så en genomgång av rutinen för just de avtalen täcker större delen av beloppet. Kompensationen för köpt verksamhet är spridd på många utförare och kräver i stället en fungerande rutin vid varje ny leverantör av köpt verksamhet.

Leverantörsregistret kan rensas. En stor andel inaktiva nummer, omatchade leverantörsnummer och träffar mot varningslistan är alla punkter där risken för fel och bedrägeri går att minska.

Rapporten visar att kommunens hantering av leverantörsutbetalningar i allt väsentligt fungerar, och var den återstående tiondelen av en procent finns.

Vilka åtgärder kommunen valt att genomföra framgår inte av projektrapporten.

Vill du veta mer? Ta en första dialog.