Region Skånes upphandling av moms- och fakturakontroll: så utvärderas anbuden

Region Skåne annonserade den 25 augusti 2021 en upphandling av moms- och fakturakontroll i öppet förfarande enligt LOU. Regionen sökte en leverantör som i efterhand granskar regionens leverantörsfakturor och momsredovisning, med provision på återfört kapital som enda ersättning. Anbuden jämförs på en jämförelsesumma: anbudsgivarens provision i procent plus påslag för tre kvalitetskriterier. Avtal tecknas med den anbudsgivare som har lägst jämförelsesumma.

Vad regionen upphandlade

Enligt underlaget tog Region Skåne emot cirka 1 090 000 leverantörsfakturor under 2020. Av dem avsåg cirka 319 000 e-handel. Upphandlingen omfattar kvalitetsgranskning av samtliga leverantörsfakturor och momskontroll från och med beskattningsår 2022. Granskningen gäller fem områden:

• ingående moms som inte har redovisats enligt mervärdesskattelagen
• ersättning enligt lagen om ersättning för viss mervärdesskatt för kommuner, regioner, kommunalförbund och samordningsförbund som inte har redovisats
• kreditnotor som inte har reglerats
• dubbelbetalningar
• överbetalningar

Upphandlingen gäller bara regionens egna redovisningsenheter. I sina publika svar under anbudstiden förtydligade regionen att koncernbolagen inte ingår. Regionen skriver också att den övervägt att dela upp upphandlingen i delområden men bedömt att det inte var lämpligt.

Underlaget för omprövning av beskattningsår 2022 ska vara klart och presenteras senast den 31 maj 2023, och därefter årligen samma datum. I samråd med regionen kan även tidigare år omprövas. Regionen lämnar data enligt leverantörens lista över databehov, tillsammans med en lista över redan gjorda omprövningar. Därefter ska leverantören kunna arbeta självständigt. Enligt de publika svaren lämnas filerna normalt i textformat.

Leverantören sammanställer avvikelserna i regionens presentationsmall. Mallen redovisar varje avvikelse på fakturanivå, med en flik för ingående moms och en för det så kallade statsbidraget på sex procent. På begäran ska leverantören också kontakta leverantörer vid överbetalningar, ta kontakt med Skatteverket vid omprövningar och i förekommande fall överklaga till förvaltningsrätten.

Upphandlingen i korthet:

• Förfarande: öppet förfarande enligt LOU, utan förhandling.
• Annonserad: 25 augusti 2021.
• Sista anbudsdag: 29 september 2021.
• Avtalstid: två år, med rätt för regionen att förlänga i upp till två år. Beräknad avtalsstart var 1 juni 2022.
• Antal leverantörer: en.
• Maxvärde: 10 miljoner kronor i provision under hela avtalsperioden. Det sannolika värdet beräknas till 8 miljoner kronor.
• Volym: minst fyra uppdrag, ett per år, och högst åtta. Regionen garanterar inga volymer.

Hur ersättningen är upplagd

Anbudsgivaren anger en provision i procent på det återförda kapital som kommer regionen tillhanda. Provisionen ska täcka samtliga kostnader för uppdraget och är fast under hela avtalsperioden. För en enskild faktura där leverantören hittat en avvikelse är ersättningen högst 50 000 kronor.

Avtalet innehåller ett vite vid försenad leverans som leverantören har orsakat. Vitet är 5 000 kronor per påbörjad vecka och utgår under högst fem veckor. Regionen förbehåller sig också rätten att ta ut en administrationsavgift på 2 000 kronor varje gång vitesklausulen används.

Kriterierna i utvärderingen

Krav som måste vara uppfyllda

Innan kvaliteten bedöms ska anbudet klara ett antal obligatoriska krav. Ett anbud som inte uppfyller samtliga obligatoriska krav beaktas inte.

• Egenförsäkran och uteslutningsgrunder. Anbudsgivaren fyller i ESPD och intygar att inga uteslutningsgrunder enligt 13 kap. LOU föreligger. Bevis ska kunna lämnas på begäran.
• Juridisk ställning. Anbudsgivaren ska vara registrerad hos Bolagsverket, vara godkänd för F-skatt och ha betalat skatter och sociala avgifter.
• Ekonomisk ställning. Regionen kontrollerar anbudsgivaren hos Creditsafe. Kravet är en kreditvärdighet på minst 40, en soliditet på minst 15 procent och en kassalikviditet på minst 1,0, alltså 100 procent. Regionen tar särskild hänsyn till om soliditet och kassalikviditet är stabila över tid. Om något nyckeltal är lägre gör regionen en samlad bedömning, och anbudsgivaren kan visa sin ekonomiska ställning på annat sätt, till exempel med garanti från moderbolag eller bank.
• Avtalsvillkor. Anbudsgivaren ska acceptera avtalsmallen i sin helhet, maxbeloppet per faktura och att anbudet är bindande till och med 29 december 2021.
• Uppförandekod och miljöarbete. Anbudsgivaren ska acceptera regionernas gemensamma uppförandekod för leverantörer. Senast ett år efter avtalets start ska leverantören ha ett dokumenterat miljöarbete med miljöpolicy, mätbara mål och en handlingsplan.
• Jämställdhetsarbete. Anbudsgivaren ska beskriva sitt arbete för lika rättigheter enligt diskrimineringslagen. I ett publikt svar bekräftade regionen att kravet på dokumentation bara gäller arbetsgivare med 25 eller fler anställda.
• Underleverantörer. Den som avser att använda underleverantörer ska redovisa dem i en särskild bilaga. Under avtalstiden krävs regionens skriftliga godkännande innan en underleverantör anlitas.

Dataskydd

Leverantören blir personuppgiftsbiträde och ska underteckna regionens biträdesavtal. Uppdraget kräver behörighet till regionens ekonomisystem för att granska fakturakopior. Enligt regionens instruktion kan fakturorna innehålla personnummer och namn på bland annat anställda, konsulter och patienter. Instruktionen anger att säkerhetskopior inte får sparas efter avslutat uppdrag, att uppgifterna ska lagras på datorer och servrar som skyddas mot obehörig åtkomst och att varje enskild konsult ska skriva under en ansvars- och sekretessförbindelse.

Så går prövningen till

Regionen beskriver prövningen i fyra delar:

1. Anbuden utvärderas enligt utvärderingskriterierna.
2. Anbuden kontrolleras mot ska-kraven på tjänsten.
3. Anbuden kontrolleras mot anbudsgivarens egenförsäkran om uteslutningsgrunder och kvalificeringskrav.
4. Regionen kontrollerar att uteslutningsgrunder inte föreligger och att kvalificeringskraven är uppfyllda.

Alternativa anbud accepteras inte.

Pris och jämförelsesumma

Regionen antar det anbud som uppfyller samtliga obligatoriska krav och har bäst förhållande mellan pris och kvalitet. Priset är den provision i procent som anbudsgivaren anger. Kvaliteten räknas om till procentenheter som läggs på priset.

Enligt utvärderingsmallen är jämförelsesumman anbudsgivarens provision i procent plus påslagen för de tre kvalitetskriterierna. Avtal tecknas med den anbudsgivare som har lägst jämförelsesumma. Underlaget anger inga procentuella vikter för pris och kvalitet. Kvalitetens tyngd styrs i stället av storleken på påslagen.

De tre kvalitetskriterierna

• Genomförande av efterfrågat uppdrag. En övergripande presentation av företaget och dess kapacitet att planera och genomföra uppdrag inom angiven tid, med god service och gott bemötande. Högst två A4-sidor.
• Referensuppdrag. Bedöms utifrån referenskundernas svar på regionens frågor, se nedan.
• Kompetens och erfarenhet samt tidsplan. En beskrivning av hur uppdraget ska lösas, tidsplanen och kompetensen och erfarenheten för uppdraget. Högst två A4-sidor.

Enligt utvärderingsmallen sker bedömningen utifrån den samlade kompetensen och erfarenheten hos anbudsgivarens expertgrupp och i referensuppdragen.

Poängskala och påslag

Varje kriterium ger 0, 1, 2 eller 3 poäng, totalt högst 9 poäng. Utvärderingsmallen kopplar poängen till påslag så här:

• 3 poäng, utmärkt: inget påslag.
• 2 poäng, mycket bra: påslag med 1,5 procentenheter.
• 1 poäng, bra: påslag med 3 procentenheter.
• 0 poäng, uppfyller inte ska-kravet: anbudsgivaren utesluts.

Tre poäng innebär att beskrivningen uppfyller kriteriet på en utmärkt nivå och ger betydande mervärde. Två poäng innebär att kriteriet i huvudsak uppfylls, med några få brister av mindre betydelse. En poäng innebär att kriteriet delvis uppfylls med acceptabel kvalitet men med ett antal brister. Noll poäng ges när beskrivningen har tydliga brister. En anbudsgivare som får noll poäng på något av kriterierna utvärderas inte vidare.

Det största möjliga påslaget för ett anbud som går vidare är alltså 9 procentenheter, om det får en poäng på alla tre kriterier.

Referensuppdragen

Anbudsgivaren ska ange två olika referenskunder från de senaste tre åren, räknat från sista anbudsdag. Uppdragen ska ha utförts inom offentlig sektor och likna det som regionen upphandlar. För varje referens ska anbudsgivaren beskriva uppdraget och genomförandet, ange kontaktuppgifter till referenskunden och ange när samarbetet pågick. Referenskunden ska kunna bekräfta att uppdraget genomförts så som det beskrivs. En nystartad verksamhet kan i stället visa att personer i ledande ställning har erfarenhet av motsvarande uppdrag.

Regionen ställer fem frågor till varje referenskund:

1. Leverantörens förmåga att arbeta självständigt.
2. Leverantörens kompetens och erfarenhet inom momsområdet för kommuner och regioner.
3. Leverantörens förmåga att hitta fel och brister.
4. Hur leverantörens återkoppling har upplevts, både muntligt och skriftligt.
5. Helhetsuppfattningen av leverantören.

Varje fråga besvaras på en skala från 0 till 3, där 0 betyder undermåligt med stora brister och 3 betyder utmärkt med betydande mervärde. Kriteriets poäng är summan av betygen från båda referenskunderna delat med de tio frågorna. Genomsnittet avrundas till närmaste heltal, där 0,5 eller mer avrundas uppåt. Poängen ger sedan påslag enligt skalan ovan.

Om en eller båda referenskunderna inte svarar, eller om en referenskund ger betyget 0 på någon fråga, utesluts anbudsgivaren.

Om två anbud får samma jämförelsesumma

Vid exakt lika jämförelsevärde väljer regionen i första hand den anbudsgivare som uppfyller utvärderingskriterierna bäst, i andra hand den med lägst provision och i sista hand genom lottning.

Mer om hur man upphandlar den här typen av tjänst.