Upphandling inom offentlig sektor i Sverige: process, tips och risker

Sverige har strikta regler för offentlig upphandling. De ska se till att inköp görs öppet, rättvist och effektivt. Vilken typ av upphandling som gäller beror på vad som ska köpas och hur stort beloppet är. Mindre inköp kan göras direkt, medan större inköp måste gå genom en formell upphandlingsprocess. Under vissa förutsättningar går det också att förhandla med leverantörerna.

Så ser processen ut

En formell upphandling inom offentlig sektor brukar ha följande steg:

1. Inköpsbeskrivning. Man beskriver i detalj vad som ska köpas in, med krav på kvalitet, prestanda och andra specifikationer.
2. Publicering. Upphandlingen publiceras på en offentlig upphandlingsplattform, så att alla intresserade leverantörer kan se den och lämna anbud.
3. Anbud. Leverantörerna lämnar sina anbud och de kompletterande dokument som krävs.
4. Bedömning. Den som publicerat upphandlingen granskar anbuden och väljer ut vilka som är kvalificerade att gå vidare.
5. Förhandling. Om det finns möjlighet får inköpsorganisationen förhandla med de kvalificerade leverantörerna.
6. Val av leverantör. Inköpsorganisationen väljer den leverantör som lämnat det mest förmånliga anbudet. Leverantören skriver sedan avtal med inköpsorganisationen.
7. Uppföljning och avslut. Inköpsorganisationen följer upp leveransen och avslutar upphandlingen när allt är klart.

Tips för en lyckad upphandling

Var tydlig med vad som krävs i inköpsbeskrivningen. Då kan leverantörerna lämna anbud som är relevanta och kvalificerade. Gör också en ordentlig marknadsundersökning, så att du vet vilka leverantörer som finns och vad som finns tillgängligt.

Var öppen för att förhandla med leverantörerna. Det kan ge mer förmånliga anbud och avtal.

Bedöm alla anbud på samma sätt. Det är så du säkerställer att bedömningen blir rättvis.

Tänk på efterlevnaden redan från början. Se till att du har rutiner på plats för att följa upp att leverantören håller avtalet.

Håll en löpande dialog med leverantören så att båda parter har samma bild. Det förebygger problem och missförstånd.

Var beredd att justera och ändra under upphandlingens gång om det visar sig behövas. Det kan bidra till en mer långsiktigt hållbar relation med leverantören.

Följ alla lagar och regler som gäller för offentlig upphandling i Sverige. Det är viktigt för att undvika konsekvenser och problem.

Riskerna med att bara upphandla på lägsta pris

Att enbart titta på lägsta pris kan medföra flera risker:

• Kvalitet. Leverantören kan ha pressat priset genom att dra ner på kvaliteten. Då kanske det du köper inte uppfyller de krav och förväntningar som ställdes i inköpsbeskrivningen.
• Leveranssäkerhet. Ett lägre pris kan ha uppnåtts genom att leverantören tar större risk för leveransproblem eller förseningar. Det kan påverka driftsäkerheten i verksamheten och orsaka kostnader och problem för inköpsorganisationen.
• Miljö och hållbarhet. Leverantören kan ha sänkt priset genom att inte följa miljö- och hållbarhetskrav. Då kan inköpsorganisationen bryta mot lagar och regler, och miljön och hållbarheten kan ta skada.
• Leverantörsval. Fokus på enbart pris kan leda till att man väljer en leverantör som saknar den kompetens och erfarenhet som krävs för att leverera en bra produkt eller tjänst.
• Samhällsekonomiska kostnader. Det lägsta priset kan komma från en leverantör med dåliga arbetsförhållanden eller som inte betalar skatt. Det medför samhällsekonomiska kostnader.

Lägsta pris är alltså inte alltid det mest förmånliga. Vid valet av leverantör behöver man också väga in kvalitet, leveranssäkerhet, miljö och hållbarhet, leverantörsval och de samhällsekonomiska kostnaderna.

Vill du veta mer? Ta en första dialog.