Dubbelbetalningar i leverantörsreskontran: hur de uppstår och hur man hittar dem i efterhand

En dubbelbetalning är när samma leverantörsskuld betalas mer än en gång. Det kan vara samma faktura som betalas två gånger. Det kan också vara samma kostnad som kommer in på två olika fakturor. Pengarna ligger då kvar hos leverantören tills någon upptäcker felet och begär tillbaka dem.

Dubbelbetalningar finns i kommuner, regioner och privata bolag. De beror sällan på slarv. De uppstår ofta där flera rutiner möts, till exempel vid påminnelser, systembyten eller ändrade leverantörsuppgifter.

Hur uppstår dubbelbetalningar?

Här är några vanliga mönster. De är allmänna och bygger inte på någon enskild kund.

• Påminnelsen betalas också. Fakturan betalas i tid. En påminnelse kommer ändå, kanske för att betalningen och påminnelsen korsade varandra. Påminnelsen registreras som en ny faktura och betalas.
• Samma faktura via olika kanaler. Fakturan kommer som e-faktura och som pdf i e-posten. Eller som papper som skannas. Den registreras en gång per kanal.
• Nytt bankgiro eller ny betalmottagare. Leverantören byter bankgiro eller börjar fakturera via ett finansbolag. Leverantören läggs upp en gång till i registret. Samma skuld kan då betalas till både den gamla och den nya mottagaren.
• Kreditnotan avräknas inte. Leverantören skickar en kreditnota och en ny, rättad faktura. Den nya fakturan betalas. Kreditnotan blir liggande och kvittas aldrig.
• Små skillnader i fakturanumret. En nolla framför numret, ett mellanslag eller ett extra tecken. Systemet ser två olika fakturor.
• Systembyte. Vid byte av ekonomisystem eller skanningstjänst kan fakturor föras över och sedan registreras igen.

Varför fångar inte ekonomisystemet dem?

De flesta ekonomisystem har en dubblettkontroll. Den letar ofta efter samma leverantör, samma fakturanummer och samma belopp. Det fungerar bra för exakta dubbletter.

Problemet är varianterna. Finns leverantören två gånger i registret ser systemet två leverantörer. Skiljer fakturanumret på ett tecken ser systemet två fakturor. Skiljer beloppet på några kronor, till exempel på grund av en avgift, kan posten också passera.

Attesten hjälper inte heller i alla lägen. Den som attesterar ser en faktura i taget. Det är svårt att se att samma kostnad betalades för tre månader sedan.

Hur hittar man dubbelbetalningar i efterhand?

Grundidén är enkel. Man tar hela leverantörsreskontran för flera år. Sedan jämför man posterna med varandra, inte bara mot en regel i taget.

En genomgång kan till exempel titta på:

• fakturor med samma belopp och närliggande datum hos samma eller liknande leverantörer
• fakturanummer som är nästan lika
• leverantörer med samma organisationsnummer men flera poster i registret
• bankgiron och kontonummer som har ändrats, och betalningar före och efter ändringen
• kreditnotor som inte har kvittats mot någon betalning
• påminnelser och kravbrev som har registrerats som fakturor.

Varje träff är bara en misstanke till att börja med. Den måste kontrolleras mot själva fakturan, betalningen och leverantörens kontoutdrag. Först då vet man om det är en dubbelbetalning eller två riktiga köp. Det är det steget som tar tid.

Vad kan ni kontrollera själva?

Några enkla kontroller går ofta att göra i det egna systemet:

1. Sök efter leverantörer som finns mer än en gång med samma organisationsnummer.
2. Ta ut alla kreditnotor för ett år och se om de har kvittats.
3. Sortera fakturor på belopp. Finns samma belopp hos samma leverantör inom kort tid?
4. Se över hur påminnelser hanteras. Registreras de som nya fakturor?
5. Be era största leverantörer om ett saldobesked. Ett tillgodohavande hos leverantören kan vara ett tecken.

Det ger en bild, men inte hela. En genomgång av flera år, post för post, kräver mer tid än de flesta ekonomifunktioner har i vardagen.

Går pengarna att få tillbaka?

I många fall går det. En dubbelbetalning är normalt en fordran på leverantören. Det är alltså ingen skattefråga. Enligt preskriptionslagen preskriberas en fordran som huvudregel tio år efter att den uppstod, om preskriptionen inte avbryts. Avtal och omständigheter kan påverka.

Möjligheten kan också påverkas av leverantörens ekonomi. Har leverantören gått i konkurs kan det vara svårt att få tillbaka pengarna. Därför kan det vara bra att inte vänta för länge.

Fristerna för moms och momsersättning är kortare och fungerar på ett annat sätt. Läs mer i artikeln om fristerna den 31 december 2026.

Så arbetar Refero med leverantörsreskontran

Granskningen ingår i vår moms- och transaktionsanalys. Vi går igenom hela materialet för de år som ingår, inte bara stickprov. Varje avvikelse verifieras mot underlaget innan den rapporteras.

I ungefär 99 procent av uppdragen får vi läsrättigheter och hämtar underlaget själva. Insatsen från er är normalt 2 till 5 timmar, utspridd över 1 till 3 månader. Vi har tre avstämningar med er under arbetet. Vi använder ingen AI eller maskininlärning i analysarbetet.

Ersättningen är ofta en andel av det belopp som återförs. Den redovisas innan arbetet börjar. Första samtalet kostar ingenting.

Vi lovar inte hur mycket vi hittar. Hur mycket en granskning ger beror på era egna underlag.

Läs mer

• Recovery audit på svenska: vad termerna betyder
• Tre års leverantörsutbetalningar i en svensk kommun
• Upphandla ekonomisk genomlysning, med ett avsnitt om direktupphandling
• Fakta om Refero

Texten är allmän information och ersätter inte juridisk rådgivning.